在宏基城通（集團）公司2016年辦公室和人力資源
負責人座談會上的交流發言材料
姜玉亮
（2016年9月20日）
各位遠道而來的同仁們,下午好：今天，我們把各位請到北京來，開這樣一個座談會（可以說大家是百忙之中、有的是身兼數職、是多面手，來參加這次座談會），實質性內容就是如何做好辦公室和人力資源這項工作，想聽一聽大家的想法、看法，交流各自工作中的亮點、好的做法，還存在那些不足以及對總公司辦公室和人力資源方面的工作有那些具體要求，這就是我們這次座談會的中心議題。
上午，聽取了各單位的交流發言，還是不錯的，發言很熱烈，討論能夠切入主題，各抒己見，實事求是地提出了工作中存在的問題、不足和缺項，并就如何規范和加強辦公室及人力資源這兩項工作提出了意見和建議。按照《通知》的要求，材料準備也很充分，達到了座談會的整體要求。
按照這次座談會的安排，由我和大家一起學習討論辦公室及人力資源工作具體的一些實務[我對這一塊工作也是才接觸，原來在徐礦集團多少接觸到一點，但很不，在座的各位在辦公室和人力資源崗位工作多年，工作上積累了不少經驗，在這里我們一起交流。我感覺讓我來講這一塊有點班門弄斧，說得不正確、不合理的地方請在座的各位批評指正]。我主要講以下四個方面：
**方面：如何做好辦公室和人力資源這兩項工作。
辦公室和人力資源是一個綜合性較強的部門，起到承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系各方的紐帶作用，可以說工作千頭萬緒、紛繁復雜。因此辦公室、人力資源的工作水平和質量直接影響整個公司的正常運轉和工作開展。而辦公室主任、人力資源部部長作為負責人對各項工作的開展起著關鍵性的作用。那么如何做好辦公室和人力資源這兩項工作，我認為應該要做到以下三點:
一、牢固樹立辦公室、人力資源部就是服務部、負責人就是服務員這樣一種觀點。實質性講，我們辦公室的工作就是為領導服務、為基層服務，人力資源的工作就是為職工服務。辦公室的工作可以說是事無巨細（“巨”到什么成度：很多重要文件辦公室要去起草、公司重大的會議要去安排、公司的信息平臺要去維護等等；“細”到什么成度：客人的接待、行程的安排，甚至是訂張飛機票、火車票，辦公室的工作人員都要用心地去完成），如果哪一個環節出現差錯，就會牽一發而動全身，影響全局的工作。比如：編發信息、傳閱文件、呈辦文件、擬草公文等等，這些看起來都是小事，但件件事關系全局，耽誤了就是大事，就會影響工作 [我們公司曾經發生過文件未經領導審批就下發，雖然采取了補救措施但還是形成了一定的負面影響，這都是不按程序和工作不細心造成的]。所以，我們的機關部室要做好服務工作，我們的負責人要當好服務員，要讓領導滿意、基層滿意、職工滿意。我們的工作并不是什么高、尖、端領域，但要有高度的責任心和使命感。辦公室和人力資源工作，**保持高度負責的精神、一絲不茍的態度、嚴謹細致的作風，認真對待和切實抓好每一項工作。
二、工作要有誠有意，也就是我們平時常說常用的誠意。對外要熱誠，對來單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人、文明辦事，杜絕“門難進、臉難看，話難聽、事難辦”的現象，創建文明服務窗口，提升公司整體形象。對內要真誠，大家在一起共事相處 ,也是一種難得的緣分，要互相關心,互相尊重。辦公室和人力資源的工作性質決定著接觸外圍環境比效復雜，接觸到的人也比交多，要處理好其中的一些關系。[我們現在的公司負債經營比效突出，上門催款要錢的比效多，這就出現了矛盾，要與給的矛盾。在資金困難的情況下，我們如何處理這些問題，人來了我們要去接待，欠債還錢天經地義的事，沒有錢我們要有話、有茶、有解釋。可不能避而不見，一推了之，這是不文明的做法]。所以，我們要多聯系、多商量、多協調、多溝通，堅持以誠待人、以理服人、以情感人。
三、工作要有緊迫感。要有強烈的時效觀念和求真務實、雷厲風行的工作作風，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍。立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時按量、保質保效完成各項任務。要注重探索和把握辦公室及人力資源工作的特點和規律，形成辦事有效、運轉協調、行為規范的工作機制。這一塊，我要多講幾點：
（一）、我們現在處在高信息時代，溝通和聯系已不成什么問題，有手機、電話、微信、QQ等，溝通很方便，一定要保持信息暢通。
(二）、要有時效觀念，在座的都是做辦公室或人力資源工作的，上傳下達。對總公司下發的文件、通知、批復、新聞稿件、合同、協議、相關文書等要及時批轉給領導。收到相關文書后要及時回復總公司：已收到！
（三）、需要回復和上報總公司的相關資料、數據、報表要嚴格按照總公司的時間要求、質量要求及時上報總公司。涉及到相關部門上報的，辦公室要及時督促相關部門按時上報。[辦公室上傳下達工作大部分單位做得還是不錯的，比如：忻州公司、呂梁公司；但有些單位做得是不到位的，時間觀念不強，這里就不點名了。總公司下達通知要求上報的資料，總有那么一二家不能及時上報，影響和耽誤公司的匯總。原因和理由都很充分：工作忙、事情多、領導還沒有過目、月底還沒有結賬等等，有的很誠實也很干脆：忘記弄了。每個月的工程報表要求是5號前上報，都有那么一二家每月都會遲報]。從現在開始，從總公司開始，嚴格加強考核，回去你們傳達一下，只要被發現不按時上報資料的，年度內發現一次，網上通報批評；發現二次罰辦公室和經辦單位負責人每人100元；發現三次罰公司主要負責人及辦公室和經辦單位負責人500元，罰款直接現金交單位財務部門并報總公司核查。
**方面：人力資源和社會保障方面的工作。
我們公司目前**的短板有二塊：一是資金不足，二是人員緊張，所以我們現在能很明顯地看到一人多崗，身兼數職。今天來參加座談會的有不少是關鍵性人物[前幾天還有人向我請假，事務多走不開]，既做財務又做辦公室又做人力資源，身兼數職可以說是個多面手。人的精力是有限的，人員一時緊張，我們可以頂一頂、替一替就過去啦，長時間緊張就會影響到整體的工作，這就涉及到人力資源優化配置問題。我們現在人力資源部的工作基本上都是兼職的，可能都沒有設立人力資源這樣的部門，都是由辦公室來代管的。實質上說，人力資源是比較系統和的一個職能機構，對口**的上級是國家人力資源和社會保障部，具有很強的政策性、性、連續性和普遍性，涉及到千家萬戶和每個人的貼身利益。所以我們要高度重視人力資源和社會保障這項工作。就我們公司目前的實際情況，需要做好以下五個方面的工作：
（一）、招聘好、選擇好公司所需人才，用其才干，盡其才能。
（二）、提高管理人員領導能力，充分發揮各單位、各部門現有人才優勢。
（三）、向公司通報企業員工狀況，做好員工信息和人才信息電子檔案庫，需要什么樣的人才我們就可以從員工信息和人才信息電子檔案庫中去查找。[這一次在座的各位把員工信息登記表帶過來了，相關證書也進行了復印，我們準備把它整理成總公司的人員信息電子檔案。另外，各單位提供的**的通訊錄，我們也要統一排版印刷好發下去]。
（四）、員工隊伍的評估和培養，要多次舉辦培訓班、學習班、研討會、座談會，培養員工的愛崗敬業精神，提高業務能力和技術水準。也要摸清單位員工的工作技能情況以及他們在目前工作崗位上的勝任情況。
（五）、要充分了解和吃透人力資源和社會保障方面的文件精神，尤其是涉及到公司和個人利益的，要把文件理解透。我們現在的社會保險由于區域不同，計算的標準也不盡一樣，一定要把握好平均工資的上下限標準，把握好企業應該負擔多少，個人應該負擔多少，標準不能弄錯。大部份單位的工資、效益獎勵、職工福利等都是辦公室或人力資源部負責做賬，一定要按照總公司的文件執行，不得善自提高或者降低標準。
第三方面：如何做好企業宣傳。
企業宣傳是提升企業形象重要環節之一，從不同層面、用不同載體，做好企業宣傳也是一門很深的學問。從目前總公司的情況來看，主要用以下平臺來進行企業宣傳 （一）、網絡平臺
通過訪問www.jinguart.com網絡平臺就能了解到宏基城通公司的基本情況。界面有若干個節點，主要有：網站首頁、公司概況、新聞動態、核心業務、招投標項目、分子公司、企業文化、招聘英才、合作伙伴、聯系我們等。通過這些節點，圖文并茂來宣傳我們的公司、我們的產品、我們的隊伍、我們的、我們的業績、我們的發展等。作為總公司要維護好、管理好、更新好網站平臺，及時上傳國家政策、行業動態、公司重大活動、重要會議、員工風彩等好的新聞素材。作為分子公司要有專人負責公司網絡平臺的操作，定期查看。及時捕捉好的新聞題材，及時發出報道。
（二）、通訊報道
去年下半年，總公司下發了京城通發[2015]30號關于各單位設立兼職通訊報道員的通知，通知從“具體要求、宣傳報道程序、獎勵”三個方面對通訊報道作了具體的要求，有數量上的要求，也有質量上的要求。從去年10月份開始，總公司從網站發出報道56篇，有總公司的報道，也有分子公司發來的報道。從不同層面，不同角度宣傳了企業文化和企業精神，對基層涌現出來的好人好事、工作亮點、工作業績進行了點贊報道，起到了很好的效果。從文件執行上看，差異很大，相比之下，做得比較好的單位有廊坊公司、平頂山公司、石家莊公司、開封公司。但很多單位量的要求未能達到。每個月要求二篇通訊報道，很多單位都沒有做到。有個別單位可以說一篇都沒有寫，這里我也不點名，心里都是有數的，根本就是沒有重視，沒有放在心上。可以到網站上去看一看，查一查，那些單位寫了，那些單位沒有寫，56篇報道有你單位幾篇，一目了然的事。這是公司下的文件，是**去做的。在這里重申五條：
1、要求各單位辦公室、兼職通訊報道員，認真負責公司網站的日常維護，注意公司網站的新動態。要求各單位每月提供兩篇可以公開報道的新聞素材，只少要有一篇在公司網絡平臺上發表，這是任務。
2、稿件的內容主要為：公司組織的重大活動和發生的新聞事件、召開的重要會議、工作實踐、員工風采、領導視察、工作隨筆、思想感悟等可以公開報道的內容。
3、對外宣傳要嚴格遵守宣傳工作的紀律和要求，既要保證宣傳報道的真實性，又要注意相關信息的保密性。
4、各公司上報的報道材料以電子版的形式上傳到總公司辦公室，由總公司甄別篩選后上傳到公司網站。
5、明年初，總公司將按照京城通發[2015]30號文件的要求，對2016年企業宣傳工作進行總結和表彰。
（三）、宣傳牌板和畫冊
公司宣傳牌板和宣傳手冊主要是以牌板和畫冊的設計制作通過上墻或者印刷成精制的畫冊來宣傳企業的形象，這也是很重要的一個宣傳工具[我們考察有些單位都看到這種宣傳形式，有圖板、LOGO墻體、崗位責任制牌板、宣傳手冊等]。它的特點就是形象生動，立竿見影，我們可以利用這些方法來做一下企業宣傳，提升公司整體形象。
第四方面：如何規范書寫文件、紀要、請示、報告。
這應該是辦公室文秘的主要工作，有一定的要求，我也是個外行，也說不好這些。因為文種的不同，書寫要求不同，形文格式也不同。所以，我們不可能很地來說這一塊，但作為辦公室負責人要掌握一些基本要領。
目前，我們公司常用的文種有文件、紀要、請示或申請、報告、總結等。全資和控股公司設立股東會、董事會、監事會的還會涉及到決議、章程、變更等相關文書資料。通過我們平時工作上的接觸了解和處理各單位上報的相關文書資料來看，文件、文書資料處理比較規范的單位有：漯河公司、運城公司、忻州公司，這三個公司可以說是標準格式。有文件頭、文件號、簽發、標題、印章、請示時間、主題詞、行文部門、校對打印等文件的要素很齊全。個別公司上報的文書資料過于簡單，請示和報告不分，主題不明確[直接就二個字，請示！請示什么，不明確，有的標題直接就“請示報告”，又是請示又是報告連在一起]、格式不規范，有些單位對于上報的事項主要領導不簽字、不蓋公章就上報，這都是一些存在的問題，以后在工作當中要改正。另外，辦公室主任要多留意公司網站，多留意公司公共郵箱，每天堅持看一遍，及時掌握公司新聞動態。公司隨時都可能下發文件、批復、通知等，要及時處理和回復。
因為申請、請示、報告這樣的文種用得比效多，也容易混淆，在公文處理時，經常能夠看到請示與報告不分的現象，其實請示與報告是兩種性質完全不同的文種[在這里我們一起學習一下，以后碰到這 樣的文種要特別留心注意]。
關于“請示”與“報告”的含義，《國家行政機關公文處理辦法》和《機關公文處理條例》都有明確的規定：請示，適用于向上級機關請求指示、批準；報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。二者不能混為一談。
請示與報告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功能，但也有其明顯的不同：
1．內容要求不同。請示的內容要求一文一事；報告的內容可一文一事也可一文多事。
2．側重點不同。請示屬于請示性公文，側重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側重于匯報工作，陳述意見或者建議。
3．行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。
4．行文時間不同。請示**事前行文；報告可以在事后或者事情發展過程中行文。
5．報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關；受雙重領導的單位報其上級機關的請示，應根據請示內容注明主報機關和抄報機關，主報機關負責答復請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關。
6．篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。
7．標題寫作不同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是x x x關于x x x x x x的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是x x x關于x x x xx x的報告。
8．結束用語不同。請示的結尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結束用語**明確表明需要上級機關回復的迫切要求；報告的結尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級**予以答復的詞語。
9．處理結果不同。請示屬于“辦件”，指上級機關應對請示類公文及時予以批復；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關一般以批轉形式予以答復，但也沒必要件件予以答復。
關于如何規范書寫文件、紀要、請示、報告就說這么多，會后我們將根據《國家行政機關公文處理辦法》和《機關公文處理條例》，結合公司實際情況，起草下發《關于進一步規范公文處理工作的通知》，同時下發相關范本，供各公司參考使用，使公司文件處理達到規范和統一。
利用座談會四十五分鐘的時間和大家一起學習討論辦公室和人力資源工作中的一些具體事務，由于我接手這一塊工作時間不長，加上自己的能力有限，平時工作中可能會出現一些過錯，希望大家能夠批評指正，提出好的建議。我們辦公室和人力資源的工作是一個整體，大家共同努力，互相支持，互相幫助，把辦公室和人力資源工作做得更好，讓股東滿意、讓公司領導滿意、讓基層滿意、讓職工滿意。
謝謝大家！